Jak uniknout “SHELLu“

„Shell“ je můj soukromý výraz pro „Spreadsheet Hell“ nebo-li v českém jazyce „tabulkové peklo“. Viděl jsem to již mnohokrát, ale i tak mě to stále překvapuje znovu a znovu.

Každá společnost si potřebuje vést nějaký druh své specializované evidence, počínaje jednoduchými subjekty jako jsou zaměstnanci, vozidla, smlouvy a konče komplikovanějšími položkami jako jsou velké rozpočtové kalkulace atd. Toto jsou pak situace, ze kterých vzniká „tabulkové peklo“.

Každá společnost má alespoň jednoho zkušeného uživatele tabulkových procesorů, jehož úkolem je proto vytvářet tabulky s výpočty, podmíněné formátování, kontingenční tabulky a grafy. Tato osoba, nebo případně její šéf, pak představuje vytvořenou tabulku ostatním manažerům, kteří jsou z ní nadšení a chtějí tuto magii sdílet s dalšími lidmi. V nejhorším případě někdo tabulku odešle jako přílohu v e-mailu více příjemcům. Někteří z nich jsou také zkušenými uživateli tabulkový procesorů a tak vytvářejí novější verze. Alespoň dva z nich je zhotoví zároveň, pak je pošlou nazpět všem příjemcům a tak to pokračuje dále. Na konci dne nikdo již netuší, jaká verze je ta poslední, a která data jsou správná.

Brány pekla jsou tak z ničehonic do široka otevřeny.

V poněkud lepším případě soubor není sdílen prostřednictvím e-mailu, ale skrz sdílené úložiště (lokální sdílení souborů, cloud). V tomto případě sice víme, která verze souboru je ta poslední, ale objevuje se jiný problém – jak uzamknout soubor, aby jej ostatní již nemohli upravovat. Obvzláště „milý“ je případ, když někdo soubor uzamkne a odjede na dvoutýdenní dovolenou. Dalším problémem jednoduchého sdílení souborů je, že nelze určit, kdo soubor změnil a kdy.

V tuto chvíli se peklo trochu ochladilo, nicméně je stále více než 500°C horké.

Pravděpodobně nejlepším způsobem sdílení tabulek je použití nějaké online služby, tak abyste měli k dispozici všechny verze. Tímto způsobem mohou na jednom souboru spolupracovat dokonce i dva lidé současně. Na první pohled se to zdá být perfektním řešením, ale peklo se tak snadno nevzdává. Tímto způsobem je totiž nemožné data přesně chránit. Oprávnění lze nastavit pouze na velmi základní úrovni a proto neexistuje žádná kontrola nad tím, kdo má přístup k jakým datům. Systém oznámení nemůžete nastavit na základě definovaných podmínek apod.
V této chvíli se tak nacházíme na úplném dně pekla.

Jak tedy překročíme jeho hranici a unikneme z toho horkého místa?

Použijme nějaké řešení, které je navrženo pro práci s daty a jejich bezpečné sdílení. Použijme Tabidoo, protože nabízí přesně tyto věci.

• Online evidence – máte jedno místo s jednou verzí dat.
• Audit dat – v každé sekundě můžete vidět, kdo změnil data a jaká byla jejich původní hodnota.
• Systém oznámení – můžete si nastavit podmínku, kdy chcete být upozorněni. Např. když se objeví nový záznam, když je záznam smazán, když položka dosáhne stanoveného cíle (např. zisk 1 000 000 USD) atd.
• Systém oprávnění – v Tabidoo je snadné nastavit si podmínky, či jinak řečeno uživatele, kteří mohou vidět / upravovat určitá data. Zaměstnanci tak mohou vidět svůj vlastní plat, ale plat jejich kolegů je před nimi skrytý. Šéf samozřejmě může vidět vše. A tak dále.
• Sdílení dat – s Tabidoo můžete sdílet data s kýmkoliv tím, že jim jednoduše zašlete e-mailovou pozvánku.

A už jsme tam – tabulkové peklo je nyní daleko za námi a nacházíme se přímo uprostřed ráje dat.